Trong một thế giới phức tạp, sai sót luôn có thể xảy ra. Nhưng có những biện pháp một công ty có thể áp dụng để hạn chế rủi ro mắc phải những lỗi tốn kém. Bước đầu tiên là xây dựng một hệ thống quản lý bao gồm các quy trình quy định cách thực hiện công việc. Mục tiêu ở đây là tìm ra một cách làm việc chung và đạt hiệu quả cao nhất có thể.
Bước thứ hai hiển nhiên là đưa hệ thống đó đi chứng nhận ISO theo các tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng và môi trường (ISO 9001 và ISO 14001). ISO là viết tắt của International Organization for Standardization, và chứng nhận này có nghĩa là đối tượng được chứng nhận đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng và môi trường. Việc chứng nhận do một bên thứ ba thực hiện, bên này kiểm tra xem công ty được đánh giá có đáp ứng các yêu cầu trong tiêu chuẩn hay không.
Chúng tôi đã trao đổi với COO Joakim Carlsson để hiểu rõ hơn về lợi ích của một hệ thống quản lý vững chắc và của chứng nhận ISO.
Xin chào Joakim! Anh có thể cho biết chứng nhận ISO là gì không?
Tôi nghĩ nhiều người xem chứng nhận ISO như một chồng giấy tờ đắt đỏ đầy bụi nằm trong ngăn kéo nào đó. Nhưng điều đó hoàn toàn khác với thực tế, ít nhất là với chúng tôi. Hệ thống quản lý của chúng tôi được xây dựng từ các tiêu chuẩn ISO, và chúng đã góp phần tạo nên giá trị lớn mà hệ thống này mang lại cho hoạt động hằng ngày.
Hệ thống quản lý của chúng tôi dựa trên phân tích rủi ro và cơ hội liên quan đến các bên liên quan và các khía cạnh môi trường. Các bên liên quan của chúng tôi gồm ví dụ như khách hàng, đối tác và nhà cung cấp, nhưng cũng bao gồm luật pháp ở các quốc gia khác nhau, ngân hàng và công ty bảo hiểm. Tất nhiên còn nhiều hơn nữa, đây chỉ là để bạn hình dung.
Điều này ảnh hưởng thế nào đến hoạt động kinh doanh, một công ty có thể mong đợi những tác động tích cực nào từ khoản đầu tư này?
Tác động là đáng kể. Trước hết, một hệ thống quản lý được chứng nhận ISO đảm bảo các quyết định được đưa ra dựa trên dữ kiện chứ không phải giả định. Hệ thống quản lý của chúng tôi bao gồm tầm nhìn của công ty cùng toàn bộ quy trình, mục tiêu và chính sách. Nó mang lại sự rõ ràng và gắn kết tổ chức lại với nhau, đồng thời tạo sự an tâm cho khách hàng và đối tác.
Đây cũng là một tài sản khi thực hiện các giao dịch bên ngoài, bởi các tiêu chuẩn cho thấy chúng tôi đáp ứng rất nhiều yêu cầu mà nếu không sẽ phải mất nhiều thời gian để trình bày cụ thể. Cuối cùng, hệ thống giúp hệ thống hóa việc theo dõi mục tiêu và thúc đẩy cải tiến.
Khách hàng và đối tác có được lợi gì từ hệ thống quản lý của các anh không?
Trong trường hợp của chúng tôi, đây là chứng nhận cấp tập đoàn. Điều đó có nghĩa là toàn bộ hoạt động của chúng tôi đều được chứng nhận, và chúng tôi làm việc theo cùng một cách, bất kể bạn hợp tác với chúng tôi ở đâu. Điều này quan trọng vì nó bảo đảm chất lượng và sự tin cậy.
Chứng nhận ISO ảnh hưởng đến hồ sơ phát triển bền vững của một công ty theo cách nào?
Hệ thống quản lý là nền tảng của hồ sơ phát triển bền vững của chúng tôi. Trong hệ thống quản lý, chúng tôi đã xác định tác động môi trường của toàn bộ quy trình, và cả của sản phẩm cùng tác động của chúng “từ lúc sinh ra đến lúc kết thúc”. Bằng cách lập bản đồ và đánh giá tác động môi trường một cách có hệ thống, chúng tôi đã tìm được con đường hiệu quả nhất hướng tới một tương lai bền vững.
Điều này bao gồm việc xử lý và tái chế chất thải từ sản xuất và giảm tiêu thụ năng lượng. Nhưng quan trọng nhất là vật liệu và các nhà cung cấp mà chúng tôi hợp tác. Mục tiêu của chúng tôi là giảm lượng khí thải carbon của sản phẩm, để chúng tôi và khách hàng có thể góp phần vào một tương lai bền vững.
Cảm ơn Joakim!
Hy vọng những chia sẻ này đã cho bạn cái nhìn rõ ràng về lợi ích của chứng nhận ISO. Đây là một công cụ quan trọng đối với một công ty theo nhiều cách khác nhau. Bên cạnh những tác động tích cực đối với chính tổ chức, chứng nhận còn là một lời khẳng định về chất lượng và trách nhiệm, điều có thể quan trọng không kém.
